合同管理文件包括哪些_合同和文件的管理制度？

(1)签订合同的前期调查。

每一项合同在签订之前，应当做好以下几项工作。

①应当做好市场调查。主要了解产品的技术发展状况、市场供需情况和市场价格等。

@应当进行潜在合作伙伴或者竞争对手的资信调查，准确把握对方的真实意图，正确评判竞争的激烈程度。

③了解相关环境，做出正确的风险分析判断。

(2)合同谈判和合同签署。

谈判是指人们为了协调彼此之间的关系，满足各自的需要，通过协商而争取达成一致意见的行为和过程。合同谈判的结果决定了合同条文的具体内容。因此，必须重视签订合同之前的谈判工作。谈判要注意如下三个问题。

①要制定切合实际的谈判目标。

②要抓住实质问题。只有抓住了问题的实质和关键，才能衡量谈判的难度和距离，适当调整谈判策略。

2、合同履行管理

(1)合同执行。

我国《民法典》（2021.1.1生效）第119条规定：“依法成立的合同，对当事人具有法律约束力。当事人应当按照约定履行自己的义务，不得私自变更或者解除合同。依法成立的合同，受法律保护。”有效的合同是当事人遵守的行为准则和合法性根据。对于执行过程中出现的问题，本着合同签署前的谈判精神和客观情况，按照共赢和互利的原则尽快解决。

(2)合同纠纷处理。

由于客观情况的变化和理解沟通等方面的原因，出现合同纠纷是正常的现象。当纠纷出现后，一定要对纠纷性质进行客观和全面的评价，纠纷产生的原因、现状、后果和影响都要考虑。对于缺乏诚信的欺诈，一定要义正词严地予以反击：该仲裁和诉讼的，要尽快收集资料进入法定程序。对于合同诈骗，尽早报案是维护权利的关键。对于能补救的纠纷，要采取积极的应对措施。变更合同、终止合同都是法律赋予合同当事人的权利。

3、合同变更管理

在大量的实践中，由于合同双方现实环境和相关条件的变化，往往会出现合同变更，而这些变更必须根据合同的相关条款适当地加以处理。如果某一方不理解合同条款，或不严格执行合同条款，那么该方会发生额外的代价以完成额外的工作任务。

合同变更的处理由合同变更控制系统来完成。合同变更控制系统包括文书记录工作、跟踪系统、争端解决程序和授权变更所需的批准级别。合同变更控制系统是项目整体管理控制变更的一部分。任何合同的变更都是以一定的法律事实为依据来改变合同内容的法律行为。

4、合同档案管理

合同档案的管理，亦即合同文件管理，是整个合同管理的基础。它作为信息系统项目管理的组成部分，是被统一整合为一体的一套具体的过程、相关的控制职能和自劝化工具。项目经理使用合同档案管理系统对合同文件和记录进行管理。该系统用于维持合同文件和通信往来的索引记录，并协助相关的检索和归档。合同文本是合同内容的载体。

对合同文本进行管理是档案法的要求，也是企业自身的需要。合同文本管理还包括正本和副本管理、合同文件格式等内容。在文本格式上，为了限制执行人员随意修改合同，一般要求采用计算机打印文本，手写的旁注和修改等不具有法律效力。

二、如何进行合同管理

合同管理做好以下工作：

1、做好合同管理规划工作，加强合同管理体系和制度建设，制定出完善可行的合同管理架构图。

任何项目在建设过程中都会形成事实上的合同架构体系，但在无意识(即无计划)状态下形成的合同架构体系是在应付项目建设过程中不断出现的各种问题的情况下形成的，具有很大的随机性，因此使整个项目合同管理工作缺乏计划性和科学合理性，而且项目的整个管理工作难免会因为合同管理工作的无序性受到很大负面影响。

2、根据工程具体情况确定合同管理工作的重点，使得合同管理工作有的放矢。

合同管理工作的重点有：

①针对项目的特点制定科学合理的项目合同架构体系。

②结合项目特点，编制合法、完善、严谨的合同文件，从而建立起科学的合同文件体系。

③项目合同履行管理。合同履行管理是督促项目各参建方严格按照合同约定履行合同义务，顺利完成项目。

3、制定出完善可行的一系列合同管理制度，如合同评审会签制度、合同交底制度、合同文件资料归档保管制度等。

4、在合同管理方面借鉴国际先进经验，加速建立和完善市场经济需求的新的合同示范文本。

5、加大合同管理力度，保证合同的全面履行。

6、推行合同管理人员持证上岗制度

传统的合同管理方式采用的是手工管理合同，即专人进行专柜管理或使用Word、Excel进行合同管理。但由于合同涉及的部门众多，需要管理的合同要素也各不相同，因此传统的手工管理方式存在管理效率低，费时费力等问题，具体如下：

1.文档管理难、不便查阅

传统的合同管理中，纸质版合同与电子版合同共存，当企业需要查阅以往合同进行决策参考时，查找非常不便且较耗时巨大。

2.格式不统一，信息汇总难

采用手工或EXCEL管理时，由于不同部门的数据格式不统一，汇总工作耗时太大，且存在人为统计误差的风险。

3.保管过程中易遭篡改、损坏

合同涉及企业核心商业机密，应小心谨慎保管。但传统的手工管理易存在被人篡改、偷盗及损坏的安全隐患，给企业带来经济风险。

4.缺少关键节点的预警机制

手工管理合同缺少对合同进度、结款等关键节点的预警，不能提示管理者及时的签署，不能准确地预测近期可能发生的收支项目。

与手工合同管理相对的则是合同管理系统。合同管理系统是建立在信息技术基础上，利用现代企业的先进管理思想，为企业提供决策、计划、控制与经营绩效评估的全方位、系统化的合同管理平台。

按我管理项目的实际体会，合同管理的核心内容首先是保证合同规定的进度与质量，其次是确保按合同收回进度款。其实按合同进度收回进度款是最艰难的！别的管理，其实都应该围绕收回工程款为最高目标！

主要包括：招投标文件、含补充协议、施工过程往来文件（设计变更）、签证、结算书、竣工图纸等。

　　合同档案管理原则　　

1、合同档案管理实行网络管理体系，由公司合同管理组集中统一管理，以确保档案的完整、完全和有效利用。 　　

2、合同管理组负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有合同文档，并负责监督指导各业务分公司、各部门的合同管理工作。 　　

3、各业务分公司、各部门应分别建立建全合同文档的形成、积累、整理、归档工作体系，并确定一名网络人员负责合同文档管理。 　　合同文档管 合同档案管理制度是合同管理制度的组成部分，也是单位为维护自身的合法权益而采取的必要手段。通过对合同的档案管理，可以保存与合同有关的相关证据材料，一旦发生纠纷，可以及时运用档案记载的内容，依法维护单位的权益。其主要内容包括档案的期限、档案的管理部门、合同档案的归档与借阅、档案利用、档案管理责任等。　　合同文档管理办法　　1、合同文档以年代结合项目性质进行分类编号。 　　2、保存的合同文档每半年清理核对一次，如有遗失、损毁，要查明原因，及时处理，并追究相关人员责任。 　　3、合同管理组要加强对合同档案的统计工作，要以原始记录为依据，编制合同统计清单。 　　

4、合同管理组应根据实际需要编制合同档案检索工具，以有效地开展合同文档的查询、利用工作。 　　

5、各分公司、各部门员工可在合同档案管理组查阅合同文档，确因工作需要须借出查阅，须经分公司、部门主管领导签字同意后，方可在合同管理组办理相关借阅手续，以影印件借出。合同原件无特殊情况不得外借。 　　

6、合同文档的保存条件：防火，防潮。 　　

7、合同文档必须专人负责。　　合同文档管理办法 　　1、合同文档以年代结合项目性质进行分类编号。 　　2、保存的合同文档每半年清理核对一次，如有遗失、损毁，要查明原因，及时处理，并追究相关人员责任。 　　3、合同管理组要加强对合同档案的统计工作，要以原始记录为依据，编制合同统计清单。 　　4、合同管理组应根据实际需要编制合同档案检索工具，以有效地开展合同文档的查询、利用工作。 　　5、各分公司、各部门员工可在合同档案管理组查阅合同文档，确因工作需要须借出查阅，须经分公司、部门主管领导签字同意后，方可在合同管理组办理相关借阅手续，以影印件借出。合同原件无特殊情况不得外借。 　　6、合同文档的保存条件：防火，防潮。请采纳答案，支持我一下。

合同软件您主要希望能够自动生成合同？存储合同？在线签约？

我们分别从以下角度推荐三款产品：

1、轻流

轻流是不需要开发，既可以搭建业务流程管理系统（bpm）的软件。因为很多合同我们是通过业务流程生成的。这里举一个例子，下一个订单，自动根据订单内容生成合同模版。

1）设置订单内容

轻流的“自定义表单”，可以根据我们的实际需求，来设计满足企业需要的表单。比如我们订单中需要包含

2）自定义设置订单流程

订单内容设计好之后，我们就可以设置相应的了流程了。比如下订单之后，需要同时走仓储的流程和财务的流程。财务会进行开票和合同的生成。仓库会进行出库操作。

（实际流程较为复杂，只截取了部分内容）

3）设置合同模版

我们可以把之前设计的表单字段中的部分信息，装载到合同模版对应的字段框中：

4）打印合同

打印合同的效果如下：

2、坚果云

我们在与客户交流的过程中，发现合同存档也是一个非常困难的问题。所以现在大多数企业都会进行电子档的备份。同时合同内容中也会进行标明（电子及扫描件有效）。在轻流中可以使用“坚果云”这款软件。

坚果云介绍：

坚果云是一款便捷、安全的专业网盘产品，通过文件自动同步、共享、备份功能，为用户实现智能文件管理，提供高效办公解决方案。

轻流x坚果云实现的功能：

您所有轻流上面自动生成的合同，签约后都可以自动同步到坚果云的云盘中，也就是能够直接存储到您电脑中的本地文件夹中。再也不用担心数据会丢失啦！！！

3、法大大

刚才我们还提到了“签约”的过程。既然轻流能够提供电子的合同自动生成。那是否“签约”也可以通过线上去完成！

没错，法大大就是这样一款产品，可以在线的完成“线上签约”。

同时法大大还提供了很多的合同模版，非常实用哦！

以上几款软件，足够大家进行合同管理了！分别从业务合同生成、合同存储、在线签约三个方面各有所长！您如果在选择方面有其他的建议和诉求，可以私信与我们联系。我们可以给您一些建议哦～